外部ERPを用いたベンダー請求書検証の自動化事例

外部ERPを用いたベンダー請求書検証の自動化事例

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シナリオ  

ある企業では、仕入先請求書の処理を簡素化し、自動化したいと考えています。財務チームには、さまざまな仕入先から毎日請求書が届きます。Qntrlで新しい請求書が送信されるたびに、次の点を確認するため、システムで会社のERPシステムと照合して請求書を検証する必要があります。
  • 仕入先が登録済みで有効であること。
  • 請求金額が発注書と一致していること。
  • 重複する請求書が送信されていないこと。
 

仕組み 

アウトバウンドREST Webサービスを使用すると、QntrlはREST APIを介して会社のERPシステムに接続し、仕入先請求書を自動的に検証できます。
Qntrlのフォームから請求書が送信されると、次の処理が行われます。
  1. カスタムスクリプト（Codex）が実行され、請求書データがERPに送信されます。
  2. ERPがそのデータを既存のデータと照合します。
  3. 請求書が有効であるか、重複しているか、または確認が必要かを示す応答が返されます。

ビジネスへの影響  

  • エラーの削減：自動検証により、手入力によるミスを防止できます。
  • 処理の迅速化：請求書をリアルタイムで検証できます。
  • コンプライアンスの向上：すべての請求書が内部監査および外部監査の要件を満たしていることを確認できます。
  • 拡張性：追加の人員なしで大量の請求書を処理できます。

 

QntrlでのアウトバウンドREST APIの設定手順   

新しいAPIの作成

  • （［設定］）→［Webサービス］→［アウトバウンド］に移動し、［REST］をクリックします。
  • 新しいAPIを作成します。
    • ［名前］：ValidateVendorInvoice
    • ［メソッド］：POST
    • 認証用の［ヘッダー］を追加します（例：Authorization: Bearer {{token}}）
    • ［本文］にプレースホルダーを追加します。
       
​{
'vendor_id': '{{vendorId}}',
'invoice_number': '{{invoiceNumber}}',
'amount': '{{amount}}'
}

    ​

    Pre Scriptの作成（任意）  

    送信前にトラッキングIDを自動生成したり、入力を変換したりするには、Pre Scriptを追加します。

    function beforeSend() {
    webservice.outboundREST.addHeader('x-tracking-id', 'validate-' + Date.now());
    }

    ​

    Response Parserの設定  

    • JSONパスを使用して次の項目を抽出します。
      • status
      • reason
      • validated_amount。これらはワークフローや判定ロジックで再利用できます。
    ​

    Codexでの実行

    ブループリントの遷移またはビジネスルールからAPIを実行します。

    let requestData = {
    vendorId: 'V123',
    invoiceNumber: 'INV56789',
    amount: '1200'
    };
    let result = OutboundREST.executeByName('ValidateVendorInvoice', requestData);
    console.log(result);
    ​