外部ERPを用いたベンダー請求書検証の自動化

外部ERPを用いたベンダー請求書検証の自動化

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シナリオ  

ある会社では、仕入先の請求書の処理を簡素化し、自動化したいと考えています。財務チームには、さまざまな仕入先から毎日請求書が届きます。Qntrlで新しい請求書が送信されるたびに、システムは会社のERPシステムと照合して請求書を検証し、次の点を確認する必要があります。
  • 仕入先が登録済みで有効であること。
  • 請求金額が発注書と一致していること。
  • 重複する請求書が送信されていないこと。
 

仕組み 

Qntrlでは、アウトバウンドREST Webサービスを使用して、REST API経由で会社のERPシステムに接続し、仕入先の請求書を自動的に検証できます。
Qntrlのフォームから請求書が送信されると、次の処理が行われます。
  1. カスタムスクリプト（Codex）が実行され、請求書データがERPに送信されます。
  2. ERPが既存のデータと照合してデータを確認します。
  3. 請求書が有効か、重複しているか、確認が必要かを示す応答が返されます。

ビジネスへの効果  

  • エラーの削減：自動検証により、手入力によるミスを防止できます。
  • 処理の高速化：請求書をリアルタイムで検証できます。
  • コンプライアンスの向上：すべての請求書が社内外の監査要件を満たしていることを確認できます。
  • 拡張性：人員を追加せずに大量の請求書を処理できます。

 

QntrlでアウトバウンドREST APIを設定する手順   

新しいAPIの作成

  • Qntrlにログインします。
  • （［設定］）→［Webサービス］→［アウトバウンド］に移動し、［REST］をクリックします。
  • 新しいAPIを作成します。
    • ［名前］：ValidateVendorInvoice
    • ［メソッド］：POST
    • 認証用の［ヘッダー］を追加します（例：Authorization: Bearer {{token}}）
    • ［本文］にプレースホルダーを追加します。
       

{
'vendor_id': '{{vendorId}}',
'invoice_number': '{{invoiceNumber}}',
'amount': '{{amount}}'
}


    事前スクリプトの作成（任意）  

    送信前に追跡IDを自動生成したり、入力内容を変換したりするには、事前スクリプトを追加します。

    function beforeSend() {
    webservice.outboundREST.addHeader('x-tracking-id', 'validate-' + Date.now());
    }


    レスポンスパーサーの設定  

    • JSONパスを使用して、次の項目を抽出します。
      • status
      • reason
      • validated_amount これらはワークフローや判定ロジックで再利用できます。

    Codexでの実行

    ブループリントの遷移またはビジネスルールからAPIを実行します。

    let requestData = {
    vendorId: 'V123',
    invoiceNumber: 'INV56789',
    amount: '1200'
    };
    let result = OutboundREST.executeByName('ValidateVendorInvoice', requestData);
    console.log(result);