メールテンプレートのカスタマイズ
お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。
メールテンプレートの概要
組織においてコミュニケーションは重要です。大規模なチームでは、進行中の多数のタスクを追跡することが難しくなる場合があります。Qntrlでは、通知やメールを通じてチームがこの課題を解決し、常に最新情報を把握できます。
メールテンプレートを使用すると、受信者が知る必要のある詳細をまとめることができます。自動メールの作成に使用できます。テンプレートは、Blueprintの遷移またはBusiness Ruleの処理として設定できます。
について、Qntrlで確認しましょう。
Qntrlでカードが割り当てられたときにメールでユーザーに通知する方法を確認しましょう。
フォルダーを使用したメールの整理
類似するメールテンプレートをフォルダー内でグループ化して、メールを整理できます。フォルダーを作成するには、次の手順を実行します。
- ［ボード］に移動し、左パネルで任意のボードにカーソルを合わせ、次のアイコン
をクリックしてポップアップから［メールテンプレート］を選択します。（または）
に移動し、メニューの［カスタマイズ］にある［メールテンプレート］を選択します。
- ［新しいフォルダー］ボタンをクリックします。
- フォルダー名を入力し、キーボードのEnterキーを押します。
- フォルダーをクリックして開きます。
- このフォルダー内に、さらに他のフォルダーやメールテンプレートを作成できます。
メモ：
- フォルダー名は20文字未満にする必要があります。
- フォルダーは最大100件まで作成できます。
- 1つのフォルダーにはサブフォルダーを5件まで格納できます。
- フォルダー名を変更するには、
をクリックして新しい名前を入力します。
フォルダーの移動
- ［ボード］に移動し、左パネルで任意のボードにカーソルを合わせ、次のアイコン
- 移動するフォルダーを選択します。
- ［移動］をクリックします。
- 表示されるポップアップで移動先のフォルダーを選択し、［移動］をクリックします。
同様に、メールテンプレートも移動できます。
Qntrl System Emailsはデフォルトのフォルダーであり、移動できません。
フォルダーの削除
- ［ボード］に移動し、左パネルで任意のボードにカーソルを合わせ、次のアイコン
- 削除するフォルダーを選択します。
- ［削除］をクリックします。
- フォルダーを削除せずに移動するオプションが表示されます。移動する場合はチェックボックスを選択します。移動しない場合は、［はい、削除］をクリックします。
メールテンプレートの作成
- ［ボード］に移動し、左側のパネルで任意のボードにカーソルを合わせ、次のアイコン
- ［新しいメールテンプレート］ボタンをクリックします。
- メールテンプレートを使用するボードを選択し、［続行］をクリックします。
- テーマギャラリーに移動します。
- クラシックテーマ：標準テーマはこちらで利用できます。
-
SLA：リマインダーとエスカレーションのメールはこちらで利用できます。
-
テーマを選択すると、テンプレートエディターに移動します。
-
左上にメールテンプレートの名前とメールの件名を入力します。
-
関連データを使用して、メール本文をカスタマイズできます。
- 差し込み項目の挿入：差し込み項目を使用すると、カード項目の動的な値をメール本文や件名に追加できます。標準項目とフォーム固有のカスタム項目がプレースホルダーとして一覧表示されます。
- たとえば、カードの「期限」項目は、カードの処理中にいつでも更新できます。メール送信時に最新の期限を反映するには、「期限」項目の差し込み項目を使用します。
- ボードから動的な項目値を追加するには、「#」を入力し、項目名を選択します。
- 実行時に対応する動的な値がないプレースホルダーをメールの件名に使用すると、空白で表示されます。件名には、プレースホルダーだけでなく固定テキストも含めてください。
-
［添付ファイルを追加］をクリックして、メールにファイルを添付します。
-
［添付するファイルの選択］：コンピューター内のファイルを添付できます。
-
［カードの最新の添付ファイル］：直近5件のカード添付ファイルを添付できます。
-
［ドキュメントの差し込み］：動的にカスタマイズされたドキュメントを添付します。詳細はこちら
-
［ファイル項目］：カードで利用可能なファイル項目から選択します。
-
メールの設定が完了したら、メールをプレビューできます。［テストメールを送信］をクリックすると、現在のテンプレートのコピーを自分宛てに送信できます。
-
［保存］をクリックして、テンプレートを公開します。
メモ：
- メールの内容は最大50,000文字まで入力できます。
- すべての添付ファイルの合計サイズは3MB未満にする必要があります。
- フォームからカスタム項目を削除すると、対応する差し込み項目がメールテンプレートから削除されます。
- ブループリントまたはビジネスルールに関連付けられているメールテンプレートを削除すると、関連するメールは送信されません。
メールテンプレートの複製
- 左側のパネルで［ボード］に移動し、任意のボードにカーソルを合わせて
- 複製するメールテンプレートにカーソルを合わせます。
をクリックし、ポップアップから［複製］を選択します。
- テンプレートのデフォルト名が生成されます。この名前は編集できます。
- 必要に応じて、メール内のその他の詳細も編集できます。
- 変更が完了したら、［保存］をクリックします。
メールテンプレートの削除
- 左側のパネルで［ボード］に移動し、任意のボードにカーソルを合わせて
- 削除するメールテンプレートを選択します。
- ［削除］をクリックします。
- 操作を確定します。
メールテンプレートとブループリントの関連付け
- 左側のパネルで［ボード］に移動します。
- 新しいボードを作成するか、既存のボードを編集します。詳細はこちら（ボードについて）。
- ステップ2：ブループリントの設計に移動します。
- 遷移をクリックし、右側のパネルで［後］を選択します。
- ［即時アクション］で、
（［メールの送信］の横）をクリックします。または、［スケジュールアクション］で、［追加］をクリックして時間を設定し、
- ［メールテンプレート名］を選択し、通知するユーザーを選択します。CC項目とBCC項目にユーザーを追加することもできます。
- ［保存］をクリックし、［公開］をクリックしてボードを公開します。
カードがこの遷移を完了すると、メールが送信されます。
メールテンプレートとビジネスルールの関連付け
- 左側のパネルで［ボード］に移動し、任意のボードにカーソルを合わせて
- 新しいビジネスルールを作成するか、既存のビジネスルールを編集します。詳細はこちら（ビジネスルールについて）。
- ［ルールの詳細］を入力したら、［次へ］をクリックして［条件と処理］に移動します。
- 条件を設定したら、次の操作を行います。
- ［メールテンプレート名］を選択し、通知するユーザーを選択します。CC項目とBCC項目にユーザーを追加することもできます。
- ［保存］をクリックし、ルールも保存します。
このビジネスルールが実行されるたびに、メールが送信されます。
メモ：ブループリントまたはビジネスルールで使用しているメールテンプレートが削除された場合、カードで処理が実行されてもメール通知はトリガーされなくなります。