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従業員が退職したり役割を変更したりした場合、そのタスクと責任を再割り当てする必要があります。Qntrlでは、ユーザーを置き換えて、その所有権を別のユーザーに効率よく移行できます。
ユーザーの置き換え時に、次の所有権を再割り当てできます。
- ユーザーベースの項目:カード、条件、更新内の申請者、担当者、ユーザードロップダウン、明細などの項目に含まれるユーザー参照を置き換えます
- ボード:ボードの所有権や、カードの作成/アクセスなどの権限を移行します
- カスタムビュー:カスタムビューの所有権と共有表示設定を移行します
- 役割とチーム:置き換え対象ユーザーの役割とチームメンバーシップを別のユーザーに割り当てます
置き換え対象ユーザーの所有権は、作業負荷を分散するために複数のユーザーに再割り当てできます。すべての責任が正常に移行されると、そのユーザーは組織から削除されます。
ユーザーの置き換え
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Qntrlで、左ペインの[設定(⚙️)]に移動し、続いて[ユーザー管理]→[ユーザー]に移動します。
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上部の[現在のユーザー]ドロップダウンで、置き換えるユーザー名にカーソルを合わせ、[操作メニュー(⋯)]をクリックします。

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[削除]を選択し、表示されるポップアップで[はい、ユーザーを置き換える]を選択します。

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[置き換え先の選択]項目では、既存ユーザーの一覧から選択するか、新しいユーザーのメールIDを入力して組織に招待できます。
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[所有権の一覧]:置き換え対象ユーザーの各所有権を複数のユーザーに移行できます。詳細については、次のセクションを参照してください。現在、ユーザーベースの項目、ボード、カスタムビューに対応しています。前の手順で選択した置き換え先ユーザーに移行する所有権にチェックを入れます。
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置き換え対象ユーザーの役割とチームも移行できます。移行するには、[選択したユーザーへの役割とチームの移行を承認します]にチェックを入れます。
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この置き換えについて関連ユーザーに通知するには、[ユーザーの置き換えと置き換え対象ユーザーに移行された権限について通知する]にチェックを入れます。メモ:メールで通知されるのは、置き換え先ユーザー、置き換え対象ユーザー、置き換えを実行したユーザーのみです。
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[置き換え]をクリックし、操作を確定します。
次に、上部のドロップダウンで[削除済みユーザー]の一覧を表示します。最近削除されたユーザーと、移行済みの所有権を確認できます。
複数ユーザーへの所有権の移行
このオプションを使用すると、1人の削除済みユーザーが保持していた所有権を、組織内の複数の現在のユーザーに移行できます。また、すでに削除されたユーザーが保持していた所有権も現在のユーザーに移行できます。手順は次のとおりです。
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[削除済みユーザー]列の[所有権の移行]をクリックします。

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[置き換え先の選択]ボックスでは、既存ユーザーの一覧から選択するか、新しいユーザーのメールIDを入力して組織に招待できます。
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このユーザーに移行する所有権を、[所有権の一覧]で選択します。
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すでに移行された所有権は、[移行済みの所有権]で確認できます。
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置き換え対象ユーザーの役割とチームを移行するには、[選択したユーザーへの役割とチームの移行を承認します]にチェックを入れます。
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この置き換えについて関連ユーザーに通知するには、[ユーザーの置き換えと置き換え対象ユーザーに移行された権限について通知する]にチェックを入れます。
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[置き換え]をクリックし、操作を確定します。
同様に、組織内の他のユーザーに別の所有権を移行できます。
メモ。
- 削除済みユーザーのすべての所有権がすでに移行済みの場合、[削除済みユーザー]列に[所有権の移行]オプションは表示されません。
- ユーザーを削除しても、組織に請求されるユーザーライセンス数は減りません。ユーザーアドオンをダウングレードするには、サブスクリプションを確認してください。
- 置き換え処理の対象カードが1000件を超える場合、要求の処理に追加の時間が必要となり、スケジュール実行されます。置き換えが完了すると、メールで通知されます。
- 削除済みユーザーがカスタム関数や接続を設定している場合、それらは無効になります。
- カードがロックされている場合でも、ユーザーの置き換え中にカスタム項目は更新されます。
- ユーザーの置き換え中にカードに対して実行されたカスタム項目の更新では、設定済みのビジネスルールはトリガーされません。
- ユーザーの置き換えを実行するユーザーは、ユーザーの置き換え中にカスタム項目を更新するために、プロフィールでの項目レベルの権限を必要としません。