遷移の自動化

遷移の自動化

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Qntrlでは、待機時間や条件を設定することで、遷移を自動的に実行するよう設定できます。

時間による自動化

特定の時間が経過した後に、遷移を自動的に実行するよう設定できます。
  1. ［ボード］に移動し、左側のパネルで任意のボードにカーソルを合わせ、をクリックして［ボードの管理］を選択します。または
  2. に移動してボードを選択します。詳細はこちら。
  3. ［ステップ2：ブループリントの設計］に移動します。
  4. 自動化するブループリントを選択し、遷移をクリックします。
  5. 右側パネルの［遷移前］セクションにある［この遷移を実行できるユーザー］のドロップダウンで、［時間による自動化］を選択します。
    • ［遷移前］および［遷移中］タブの初期設定は上書きされます。
  6. ［待機時間］項目に期間を入力します。期間は、分、時間、日、週のいずれかで設定できます。
    • 最短待機時間は15分です。

上記の例では、カードが返信待ちステージに到達すると、指定された4週間のタイマーが開始されます。4週間後、遷移が自動的に実行され、ブループリントは次のステージに移動します。

条件による自動化

カードが特定の条件を満たしたときに、遷移を自動的に実行するよう設定できます。

  1. ［ボード］に移動し、左側のパネルで任意のボードにカーソルを合わせ、をクリックして［ボードの管理］を選択します。または
  2. に移動してボードを選択します。詳細はこちら。
  3. ［ステップ2：ブループリントの設計］に移動します。
  4. 自動化するブループリントを選択し、遷移をクリックします。
  5. 右側パネルの［遷移前］セクションにある［この遷移を実行できるユーザー］のドロップダウンで、［条件による自動化］を選択します。
    1. ［遷移前］および［遷移中］タブの初期設定は上書きされます。
  6. ［条件の設定］ボタンをクリックします。次のオプションを使用して条件を設定します。
    1. ［条件を選択］：選択した条件を満たすカードが自動化されます。
    2. ［すべてのカード］：この遷移を通過するすべてのカードが自動化されます。

上記の例では、指定した条件を満たすカードが履歴書承認済みステージに到達すると、遷移が自動的に実行され、ブループリントは次のステージに移動します。

連携カードによる自動化

メインボードまたはサブボードの連携カードが設定した条件を満たしたときに、遷移を自動的に実行するよう設定できます。設定するには、次の手順を実行します。
  1. ［ボード］に移動し、左側のパネルで任意のボードにカーソルを合わせ、をクリックして［ボードの管理］を選択します。または
  2. に移動してボードを選択します。詳細はこちら。
  3. ［ステップ2：ブループリントの設計］に切り替えます。
  4. 自動化する遷移を選択します。
  5. ［遷移前］の［この遷移を実行できるユーザー］項目で、［連携カードによる自動化］を選択します。
  6. ［条件の設定］をクリックします。
  7. ボードを選択し、［すべて］または［いずれか］のオプションを選択して、条件を入力します。
    1. このボード、遷移、ビジネスルールに関連付けられているサブボードのみがこちらに表示されます。
    2. 条件は、選択したボードで作成されたすべてまたはいずれかの連携カードに適用されます。
    3. メインボードと子ボードの両方を選択して条件を設定できます。
  8. すべての条件を設定したら、［保存］をクリックします。
  9. ブループリントを［保存して検証］し、ボードを［公開］します。
メインボードまたはサブボードで設定した条件が満たされると、遷移が自動的に実行されます。

管理者権限を持つ連携ボードのみが、設定用にこちらに表示されます。
Idea
連携カードと単独カードについて詳しく確認できます。
Notes

  • カードが、時間と条件（カードに一致する条件）によってそれぞれ異なる遷移が自動化されているステージに到達した場合、条件によって自動化された遷移が優先されます。

  • 複数のタイマーによってそれぞれ異なる遷移が自動化されているステージにカードが到達した場合、最初に作成された遷移が優先されます。また、この遷移のみがカードに表示されます。

  • 複数の条件（すべてカードに一致する条件）によってそれぞれ異なる遷移が自動化されているステージにカードが到達した場合、最初に作成された遷移が優先されます。

  • ブループリントのフローチャートに自動化された遷移のループが含まれており、自動化されたタイマーと条件が毎回成立する場合、ループのサイクルは10回に制限されます。

  • 1つのステージから設定できる自動遷移は6件までです。

  • 自動遷移の進行中に、ユーザーがカードを表示／アクセスする権限を持っている場合、そのユーザーは［すべてのカード］ビューでカードを表示できます。

  • 関連カード条件を設定するために選択できるボードは最大3件です。

ビジネスシナリオ

遷移における待機状態

食品製造業では、加工品を包装する前に、一定時間冷凍または発酵させる必要があります。この待機時間はQntrlで自動化できます。



こちらでは、待機状態を、発酵が完了するまで待機するように特定の時間で設定できます。

カードが待機状態に到達すると、設定された時間のタイマーが開始されます。タイマーが期限切れになると、カードは自動的に次の遷移に移動します。

遷移におけるSLA

自動遷移を使用すると、ブループリントでエスカレーションを設定できます。

 

こちらでは、カードが定義された時間枠を超えて遅延した場合に、エスカレーションが実行されます。各ブループリントで、複数のレベルのエスカレーションを実行できます。

エスカレーション後に実行する処理は、遷移の［後］セクションで設定します。メールの送信、カード項目の更新、Webhookの実行、カスタム関数の関連付けができます。

レポートは、エスカレーションされた遷移を通過したカード数の追跡に使用されます。


異なる遷移のルーティング

特定の条件に基づいて、または指定した時間枠の経過後に、カードが自動で承認または却下されるように設定できます。



こちらでは、仕入先の評価が1未満の場合、取引が自動的に却下されるように設定できます。

レポートは、自動選択または自動却下の遷移を通過するカード数の追跡に使用されます。

Idea
関連情報：Qntrlを使用してワークフローでの意思決定を自動化する方法について説明します。