Etapa 2: Projeto de Blueprint

Etapa 2: Projeto de Blueprint

Depois que o formulário for criado, a próxima etapa é projetar Blueprints para capturar todo o fluxo de trabalho passo a passo. 
  
Os Blueprints ajudam a definir a abordagem passo a passo de um fluxo de trabalho. Um Blueprint é uma réplica dos processos de negócios off-line em que os processos são divididos em etapas individuais. 
  
Além de fornecer detalhes claros sobre o fluxo de trabalho do processo e coordenar várias equipes para concluir um processo, os Blueprints também ajudam você a gerenciar, otimizar e automatizar tarefas repetitivas com facilidade. 
O fluxo de trabalho de Reembolso de Helen contém etapas como revisão, aprovação e rejeição. Vamos ver como podemos criar um Blueprint para ele. 
Os principais componentes para criar Blueprints são Estágios e Transições.  

O que é um estágio?  

Estágios são uma série de etapas em uma ordem específica que ajuda a cobrir o fluxo de trabalho do seu Blueprint. 
Em um fluxo de trabalho de Reembolso, as etapas são: Revisão de reembolso, Revisão concluída, aprovada e rejeitada. 
  

O que é uma transição? 

Uma transição ajuda você a conectar dois estágios em um Blueprint e contém as condições para que uma tarefa passe para o próximo estágio do Blueprint.  
Em um fluxo de trabalho de Reembolso, as transições são: Revisar despesas, Notificar aprovação e Notificar rejeição. 

Crie um Blueprint  

Depois de navegar para a etapa 2, você verá uma janela pop-up que permite adicionar estágios. Você pode inserir os nomes dos estágios e clicar em Adicionar ou clicar em Ignorar e adicionar estágios do editor de Blueprint. 
   
     
  1. Nome do Blueprint: um nome será preenchido automaticamente com base no nome da Orquestração, mas você pode editá-lo. 
  2. Descrição: digite uma descrição do seu Blueprint. 
  3. Clique em Mostrar critérios para inserir critérios nos cartões a serem mapeados com seu Blueprint. 
    1. Selecionar critérios: 
      1. selecione um ou mais critérios com base nos campos disponíveis no formulário. 
      2. Clique em + para adicionar mais critérios. Você também pode definir a lógica entre critérios usando expressões OR (OU) e AND (E). 
        1. AND: todos os critérios devem ser verdadeiros. 
        2. OR: apenas um dos critérios deve ser verdadeiro. 
      3. Novos cartões serão mapeados com um Blueprint com base nos critérios especificados. 
    2. Todos os cartões: 
      1. se você selecionar esta opção, o Blueprint estará disponível para ser associado a qualquer cartão. 
  4. Você sempre pode editar esses critérios nos estágios posteriores do seu Blueprint. 
  5. Clique em Salvar. 

Adicionar estágio  

Você pode adicionar um novo estágio ou escolher um dos estágios existentes.  
  1. Digite o nome do estágio na caixa de pesquisa. 
  2. Se você receber uma correspondência relevante na lista suspensa, selecione o estágio. 
  3. Caso contrário, clique no botão Adicionar.  
 


O novo estágio será adicionado ao painel direito. Agora, arraste e solte o estágio para o editor de Blueprint à direita para usá-lo em seu fluxo de trabalho. 
  
Para garantir que sua equipe conclua o estágio no prazo, você pode definir SLAs que ajudarão você a acionar lembretes antecipados, alertas de prazo e escalonamentos, garantindo que suas tarefas não sejam atrasadas. 

SLA em estágios 

O SLA permite que você defina prazos para estágios e acione escalonamentos quando os prazos definidos não forem atendidos.      
Helen pode configurar SLAs para acionar lembretes antecipados, dia de lembretes e alertas de escalonamento quando a revisão de reembolso estiver em andamento.
 
Para definir o SLA no Qntrl, clique no nome do estágio em seu Blueprint e preencha os seguintes detalhes no painel direito:  
  1. Prazo do estágio: defina um prazo dentro do qual o estágio deve ser concluído.  
    1. Definir período do prazo: insira o número de minutos/horas de trabalho/dias de trabalho/semanas dentro do qual o estágio deve ser concluído.
    2. Definir campo de data e hora: escolha um campo de data e hora do formulário associado como o prazo do estágio. A data e a hora preenchidas neste campo durante a criação do cartão serão definidas como o prazo final do estágio.
    3. Definir prazo condicional: defina as condições antes/depois com base nos campos de data e hora como o prazo final do estágio.
    4. Nota: as “Horas de trabalho” e os “Dias de folga” de sua organização configurados em Preferências serão considerados durante o cálculo do prazo. 
  2. Depois que o prazo for definido, você poderá configurar o envio programado de e-mails aos usuários associados.  
    1. Lembrete antecipado: envie um lembrete antes do prazo final do estágio.   
      1. Defina a hora para acionar o e-mail, selecione o modelo de e-mail a ser enviado e escolha os usuários a serem notificados.   
    2. Dia do lembrete: envie um lembrete no dia do prazo.   
      1. Selecione o modelo de e-mail a ser enviado e escolha os usuários a serem notificados.   
    3. Alerta de escalonamento: encaminhe um alerta por e-mail quando o estágio não for concluído mesmo após o prazo.  
      1. Defina a hora para acionar o e-mail, selecione o modelo de e-mail a ser enviado e escolha os usuários a serem notificados.   
  3. Clique em Save (Salvar).                             


  1. O prazo do estágio deve ser definido para um mínimo de 15 minutos.   
  2. O lembrete deve ser definido antes do prazo final do estágio.   
  3. Você pode definir diferentes níveis de escalonamentos usando SLA no Qntrl.  
  4. Você pode configurar 3 lembretes antecipados, 1 dia de lembrete e 3 alertas de escalonamento.    
  5. Você pode editar os e-mails padrão do SLA em modelos de e-mail em Personalização . 
Também concluímos um caso de negócios detalhado sobre o “ SLA”, juntamente com a utilização das horas de trabalho no nosso fórum da comunidade.   
  

Adicionar transição  

Depois de criar estágios, você pode criar transições entre os estágios arrastando uma linha do primeiro estágio para o próximo. Agora, clique no ícone entre dois estágios para adicionar os detalhes da transição. Você pode predefinir ações de transição usando as guias de transição Antes, Durante e Depois. 




Personalizar transições de saída 

As transições de saída de um estágio são exibidas na ordem de criação no lado direito do painel.
  1. Clique no ícone para personalizar a cor da transição.
  2. Você também pode reordenar para exibir uma ordem específica de transições na página de detalhes do cartão.
 Clique no hiperlink Visualizar para ver como as transições serão exibidas na página de detalhes do cartão.



Transições comuns não podem ser reordenadas.

Antes da transição

Antes da transição funciona segundo os parâmetros a serem finalizados antes do início da transição.
  • Escolha os usuários que devem ser capazes de executar esta transição no campo de lista suspensa Quem pode executar ‘ esta transição? 
    • A lista suspensa traz opções relevantes, como gerentes de linha, equipe e campos de lista suspensa de usuários usados no cartão.
    • Você também pode escolher usuários individuais, vários usuários, equipes e funções.
    • Além disso, opte por automatizar sua transição por tempo ou condição. Saiba mais sobre transições automatizadas. 
  • Especifique os critérios em Quais cartões podem passar por essa transição? ' para filtrar os cartões nos quais a transição deve estar visível. 
    • Selecionar critérios: selecione um ou mais critérios com base nos campos disponíveis em seu formulário. Se o valor do campo do cartão corresponder aos critérios, essa transição ficará visível no cartão correspondente para os utilizadores selecionados. 
    • Todos os cartões: ao selecionar esta opção, a transição será visível em todos os cartões associados para os utilizadores selecionados.



Você pode automatizar uma transição ou atribuir usuários, equipes e funções a ela. No entanto, se você quiser obter transições automatizadas e baseadas no usuário, podemos ter uma solução para você. 
  1. Crie duas transições diferentes entre estágios e atribua a primeira transição a usuários, equipes e/ou funções.
  1. Automatize a segunda transição com base na condição.

Agora, a transição pode ser realizada pelo usuário até que a condição seja atendida. Assim que a condição se tornar verdadeira, o cartão passa automaticamente para o próximo estágio. Assim, você pode ter uma retenção manual na transição, bem como automatizá-la para casos específicos. 

Durante a transição

Durante a transição funciona segundo os parâmetros a serem atualizados quando a transição está em andamento. 

Os parâmetros adicionados nesta seção serão exibidos como um pop-up quando o usuário estiver realizando a transição. 
  • Marque a caixa de seleção Adicionar campos e clique em Adicionar para adicionar novos campos ou atualizar campos existentes no cartão quando um usuário estiver realizando a transição. 

    • Na lista suspensa Selecionar campos, você pode selecionar um campo existente na lista de campos disponíveis em seu formulário. A propriedade atual dos campos pode ser editada e será aplicável somente a este Blueprint. Será solicitado que o usuário atualize o valor do campo selecionado durante a execução da transição. 

    • Você também pode criar novos campos clicando no hiperlink Novo. No pop-up seguinte, insira o título do campo, selecione o tipo de campo e execute as validações para o campo. Será solicitado que o usuário forneça o valor do campo durante a execução da transição. 

  • Marque a caixa de seleção de Widgets para trabalhar com extensões instaladas. 



  • Os campos serão exibidos como uma janela pop-up quando uma transição estiver sendo executada. Eles serão listados no formulário na seção Campos de transição. 
  • Qualquer alteração na propriedade do campo será aplicável somente a este Blueprint e não será refletida no formulário.
  • A lista suspensa Selecionar campos exibirá apenas as etiquetas de campo do formulário associado. 

Após a transição

Após a transição funciona segundo as ações a serem automatizadas na conclusão da transição. Você pode configurar duas sequências de ação diferentes aqui:
  1. Ações instantâneas: configura ações a serem acionadas instantaneamente após uma transição. 
  2. Ações programadas: configura as ações a serem acionadas no horário programado após uma transição. 
    1. O período mínimo de programação é de 15 minutos.
    2. Somente 2 conjuntos de ações podem ser programados. 

Esta é a lista de ações que podem ser configuradas: 

Enviar e-mail

Você pode escolher enviar alertas por e-mail para usuários ou equipes específicos quando uma transição for concluída.  Saiba mais sobre alertas por e-mail.


Atualizar campo

Quando uma transição é concluída, alguns dos valores do campo podem precisar ser atualizados. Para esses casos, você pode usar campos de atualização.  Saiba mais sobre atualizações de campo.


Webhooks

Você pode acionar webhooks em aplicativos personalizados ou de terceiros.  Saiba mais sobre webhooks.


Funções personalizadas

Você pode desenvolver e executar funções definidas pelo usuário usando a linguagem de script on-line da Zoho – Deluge.  Saiba mais sobre campos personalizados. 




Você pode criar os seguintes tipos de transição em Blueprints:  
  1. Transições paralelas: para criar várias transições entre um par de estágios. 
  2. Transições comuns: para permitir que uma transição seja alcançada a partir de vários estágios. 
  3. Transições automatizadas: para criar transições e executá-las sem nenhuma entrada manual.  
Você também pode adicionar mais de um Blueprint para uma orquestração. Saiba mais sobre como adicionar vários Blueprints.

Valide um Blueprint  

Algumas condições precisam ser atendidas para que um Blueprint seja concluído e validado: 
  1. O primeiro estágio deve estar sempre aberto. 
  2. Cada estágio deve ser vinculado ao estágio inicial. 
  3. Cada estágio deve ter uma transição de entrada. 
  4. Cada estágio deve ser vinculado a um ou mais estágios. 
  5. Todas as transições de saída de um estágio devem ter um nome exclusivo. 
  6. Cada estágio deve ter um caminho para alcançar o estágio fechado. 
  7. Se os estágios estiverem sendo reutilizados em um ou mais Blueprints, seus tipos de estágios também devem ser os mesmos.   
  8. Depois que um Blueprint é publicado, os tipos de estágio não podem ser modificados. 
Depois de criar seu Blueprint, clique em Salvar e validar para validar seu Blueprint imediatamente ou clique em Salvar para validá-lo posteriormente. 







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