メール Inを使用してメールを送信するだけで、誰でも簡単にボードにカードを追加できるようになりました。メール Inは、Qntrlにログインしていなくてもカード関連の操作を行いたい場合に便利です。こちらでは、各ボードに一意のメール In IDがあり、そのID宛てにメールを送信すると新しいカードを作成できます。これらのメールに返信すると、該当するカードに新しいコメントが追加されます。

初期設定では、メールの件名がカードのタイトル、メール本文が説明として扱われます。その他のメール構成要素は、カードで使用できる各種項目に関連付けることができます。送信者は、メールに添付ファイルを含めてカードに追加することもできます。

                  

          

設定を構成して保存すると、ユーザーはメール In ID宛てにメールを送信して、ボードに新しいカードを作成できるようになります。

特定のボードに新しいカードを作成するには、次の手順を実行します。

新しいカードがボードに作成され、［活動］セクションにログが追加されます。

メール Inを使用してカードにコメントを投稿するには、上記のセクションで送信されたメールに返信します。返信メールの本文がカードのコメントとして投稿されます。

メール Inは個別のボードごとに無効にできます。ボードでメール Inを無効にすると、ユーザーはメール In ID宛てにメールを送信して、そのボードにカードを作成したりコメントを追加したりできなくなります。ボードでメール Inを無効にするには、次の手順を実行します。

1. ［設定］（⚙）→［カスタマイズ］→［メール In］を選択します。
2. 左側の一覧からボード名を選択し、ボタンを［オフ］に切り替えます。または、
   
3. ［ボード］に移動し、特定のボードにカーソルを合わせ、をクリックして、ポップアップから［メール In］を選択します。
   
4. 該当するボードの横にあるボタンを［オフ］に切り替えます。
   
5. 操作を確定します。

初期設定では、ユーザーがカードに関連付けられたメールに返信すると、その返信は同じカードにコメントとして追加され、会話全体が1か所にまとまります。

ただし、業務シナリオによっては、終了済みカードへの返信を、古いカードの再開や更新ではなく新しい要求として開始する必要があります。この動作は、メール Inのサーバースクリプトを使用して実現できます。

この動作は、メール Inのサーバースクリプトを使用して実装できます。
スクリプトは親カードのステージを確認します。

実装  

1. ［設定］（⚙）→［カスタマイズ］→［メール In］を選択します。

2. 左側のパネルから対象のボードを選択します。

3. ［詳細オプション］の［スクリプト］で、［スクリプトを追加］をクリックします

4. ［最初から作成］で、［作成］をクリックします。

5. エディターにスクリプトを追加し（サンプルスクリプトを参照）、［公開］をクリックします。

6. ［保存］をクリックして設定を適用します。

サンプルスクリプト  

function onMail() {
let stageName = current.job.getStageName();
console.log('stage name - ' + stageName);

if (stageName == 'Closed') {
current.mailMeta.addAsJob();
} else {
console.log('No changes required');
return;
}
}

メリット  

• クローズ済みカードへの更新を防止

• 再開された会話に対して新しい要求を自動作成

• 繰り返し発生する問題の追跡を整理

• 過去のやり取りを新しい要求と分離
  

1. メールから新しいカードが作成されない理由   

• ボードでメール Inが有効になっていることを確認します

• メールが正しいメール In IDに送信されていることを確認します

• メール Inで設定した条件を満たしているか確認します

• 失敗の詳細は［活動］セクションで確認します

 

2. メールへの返信が新しいカードではなくコメントとして追加される理由   

初期設定では、既存のメール Inスレッドへの返信は、関連するカードにコメントとして追加されます。

クローズ済みカードへの返信から新しいカードを作成するには、current.mailMeta.addAsJob()を使用するサーバースクリプトを設定します。

 

3. クローズ済みカードに返信が引き続き追加される理由   

メール Inのサーバースクリプトについて、次の点を確認します。

• カードのステージを正しく確認している

• ボードで設定されている正確なステージ名（例：Closed）を使用している

• メール Inのスクリプトセクションに追加され、有効になっている

4. 添付ファイルがカードに追加されない理由   

次の点を確認します。

• 添付ファイルの関連付けが正しく設定されている

• データマッピングでファイルまたは添付ファイルの項目が関連付けられている

• メールの添付ファイルサイズがサポートされる上限内である

 

5. 関連付けた値がカードの項目に表示されない理由   

次の点を確認します。

• データマッピングで正しいボード項目が関連付けられている

• 選択した項目タイプがメールコンポーネントに対応している

• 受信メールに、関連付けた項目の有効な値が含まれている

 

6. メール返信からコメントが追加されない理由   

• 返信が元のメールスレッドの一部であることを確認します

• ボードでメール Inが引き続き有効になっていることを確認します

• メールスレッドが外部で変更されていないか確認します

 

7. メール Inを無効にしてから再度有効にした後に機能しない理由   

次の操作を試します。

• メール Inの設定ページを更新します

• メール In IDが有効であることを確認します

• スクリプトと条件の設定を再確認します

• 設定を検証するため、新しいテストメールを送信します

 

8. 一部のメールでカードが作成されない理由   

考えられる原因は次のとおりです。

• 条件を満たしていない

• メール形式が無効である

• 必須項目の関連付けが不足している

• スクリプトによってカードの作成が停止されている

詳細なログは［活動］セクションで確認します。

  

9. メール Inの活動を確認できる場所   

メール In設定の［活動］セクションに移動すると、以下を確認できます。

• カード作成ログ

• コメント投稿ログ

• 成功と失敗のステータス詳細