クイックオンボーディングガイド
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Qntrlの概要
Qntrlは、組織の日常的なワークフローを自動化するためのワークフロー自動化ソフトウェアです。組織化されたビジネスの基盤は、実践と専門知識によって確立されたワークフローです。細かなニュアンスや手作業の手順を含むこれらのワークフローを自動化するのは、難しく感じるかもしれません。しかし、ワークフロー自動化ソフトウェアとしてQntrlを利用すれば、自動化は最適な選択になります。
Qntrlのわかりやすいワークフロービルダーを使用すると、ワークフローを明確なステップに分け、個人またはチームに割り当て、完了後に次のユーザーへ移行し、プロセス全体をスムーズに完了できます。Qntrlでは、このエンドツーエンドのワークフロー自動化をボードと呼びます。
このガイドでは、Qntrlを使い始め、最初のボードを設定する最も簡単な方法について説明します。
最初のボードの設定
Qntrlにサインアップまたはログインすると、組織を識別するための名前の入力を求められます。
Qntrlの組織が作成されたら、Qntrlを使用する予定の部門を選択し、［テンプレートを表示］ボタンをクリックします。
部門を選択すると、インストール可能なワークフローテンプレートの一覧が表示されます。すべてのテンプレートはカスタマイズ可能で、ビジネス要件に合わせて調整できます。組織にインストールするテンプレートを選択します。
ヒント：こちらに表示されているテンプレートを見逃すことはありません。後からでもインストールできます。
インストールまたは作成が完了すると、空のカンバンボードが表示されます。ボードの動作を確認するために、カードを作成してみましょう。
カードの作成
新しいカードを作成するには、上部のバーにある［新規カード］ボタンをクリックします。フォームに詳細を入力し、［保存］をクリックします。
ヒント：カードを作成する前に、左側のパネルで正しいボードが選択されていることを確認してください。
招待されている他のボードでもカードを作成できます。アクセス権のあるすべてのボードは、左側のパネルに表示されます。
カード詳細の表示
カードを作成すると、カンバンボードにタイルが追加されます。詳細を表示するには、そのタイルをクリックします。上部にカードIDとカード名が表示され、その下に作成の詳細とボード名が表示されます。
その下には、カードの現在のステージとブループリント名が表示されます。カードが従うブループリントを確認するには、［プレビュー］をクリックします。このブループリントをカスタマイズする方法については、このドキュメントの後半で説明します。
次の操作セクションには、カードを進めるために実行する操作が一覧表示されます。これらのオプションは、実行権限がある場合にのみ表示できます。適切なボタンをクリックして操作を実行し、確認します。操作が完了すると、カードはブループリントの次のステージに進みます。
情報：操作を実行すると、元に戻すことはできません。カードで次の操作を実行する前に、十分に注意してください。
一般情報セクションには、説明、カード項目とその詳細、カードに追加されたコメントが表示されます。
活動セクションには、カードで実行されたすべての活動のタイムラインが表示されます。
カード表示
Qntrlのカードは、リスト、カンバン、ダッシュボードの3種類の表示で表示されます。デフォルトの表示はカンバンです。ただし、表示はいつでも変更できます。
別の表示に移動するには、カード一覧ページの右上にある表示アイコンをクリックします。
各表示では、異なるカスタマイズオプションを利用できます。詳細については、詳細なヘルプガイドをご参照ください。
要求の作成
ボードに参加していないものの使用したい場合は、要求を作成できます。左側のパネルで［自分の要求］に移動し、［新規要求］ボタンをクリックします。要求を作成するサービスを選択し、詳細を入力して、［保存］をクリックします。
ヒント：要求を作成するためのサービスが一覧に表示されない場合は、ボードの管理者に連絡してアクセス権を付与してもらってください。
クイックオプション
いずれかのボード（自分が作成したボード）の管理者である場合、ボードを編集し、自動化を設定できます。その方法を見てみましょう。
ボードの編集
このオプションでは、ボード名、データ名、説明、カードIDの接頭辞などのボード詳細を編集できます。
項目の追加
情報を収集するために、ボードに新しい項目を追加します。こちらで追加した新しい項目は、ボードのフォームと既存のカードに追加されます。
ボードの管理
このオプションを使用すると、ボードのステップを編集できます。このオプションをクリックすると、次の3ステップのウィザードが表示されます。
ステップ1：フォームの作成
カードの詳細はフォームで取得されます。ユーザーからより多くの情報を収集するために新しい項目を追加したり、個々の項目のプロパティをカスタマイズして検証や暗号化を追加したりできます。セクションや明細の追加から高度な項目の設定まで、Qntrlでは各フォームに幅広いカスタマイズオプションが用意されています。Qntrlでのフォーム作成については、こちらの完全ガイドをご参照ください。
ステップ2：ブループリントの設計
組織のワークフローは、こちらでステップごとに設定できます。ブループリントはステージと移行で構成されます。ステージは各ワークフローのステップであり、移行は1つのステップから次のステップへ進むために必要な操作です。
ブループリントを作成する前に、ワークフローを完了するために必要なステップと承認を洗い出すため、チーム内で十分に検討することをおすすめします。
ステージにはSLAを設定でき、移行には移行の前、途中、後に実行するさまざまなチェックを設定できます。
ブループリントの設計について詳しくは、こちらの詳細ガイドをご参照ください。
ステップ3：ボードの確認
このステップでは、必要に応じてブループリントの最終検証を行い、ボードを公開できます。ボードの確認についての詳細。
これで、ボード作成の基本を確認しました。次に、ボードで利用できる自動化オプションに進みます。
ユーザーの管理
ボードでタスクを実行するユーザーを招待します。こちらで新しいユーザーを招待したり、組織内の既存ユーザーを追加したりできます。追加した各ユーザーには、管理者、マネージャー、メンバー、参加者などのプロフィールを割り当てて、ユーザー権限を管理できます。
ブループリントの管理
これは、ブループリントを表示および編集するためのクイックオプションです。これをクリックすると、ステップ2：ブループリントの設計に移動します。必要な編集を行い、ブループリントを保存します。公開するには、ブループリントを検証します。
要求者の管理
要求者とは、ボードで要求（カード）を作成できる内部または外部ユーザーです。こちらで、すべての組織ユーザーまたは特定の組織ユーザーにカードの作成を許可できます。外部ユーザーが要求を作成する権限を設定する際は、公開フォームまたはメールインを通じて権限を付与できます。
権限の管理
Qntrlでは、各ボードのプロフィールに既定の権限セットが設定されています。これらの権限は、このオプションを使用してカスタマイズできます。
ボードの自動化
Qntrlには、ボードのプロセスを開始するためのさまざまな自動化オプションが用意されています。ボードにカーソルを合わせ、その他のオプションの
アイコンをクリックし、以下に表示されている利用可能な自動化オプションを選択します。
- ビジネスルール：この機能では、カードで定義済みの操作が発生したときに、イベントまたは一連の自動イベントを実行できます。たとえば、カードの優先度が「重大」に更新された場合に、カードの担当者へ通知できます。ビジネスルールについての詳細。
- 公開フォーム：ボードで設計したフォームは、Webから入力を収集する公開フォームとして使用できます。公開フォームには誰でもアクセスしてデータを送信できます。外部の顧客やベンダーから直接データを収集するために使用できます。ボードで公開フォームを有効にする方法。
- 条件付き項目：条件付き項目を使用すると、項目、セクション、明細の表示／非表示、項目とセクションのロック／ロック解除、項目の必須／任意設定、カード内の項目への値の設定を行えます。条件付き項目についての詳細。
- メールテンプレート：Qntrlでは、カスタマイズしたメールテンプレートを作成し、ブループリントやビジネスルールなどのタブから自動的に実行できます。Qntrlのメールテンプレートでは、動的なプレースホルダーや添付ファイルを追加し、複数のユーザーに同時にメールを送信できます。Qntrlのメールテンプレートについての詳細。
- メールイン：ユーザーはメールを送信して、ボードにカードを作成できます。各ボードには一意のメールインIDが割り当てられ、その宛先にメールを送信すると新しいカードを作成できます。メールインの設定方法と対応している詳細設定については、ヘルプドキュメントをご参照ください。
- スクリプト：Qntrlでは、ビジネスデータがQntrlに記録される際に検証を追加するクライアントスクリプトと、会社固有のビジネスロジックをコーディングしてデータベースを管理し、時間のかかる処理をQntrlで迅速に実行するサーバースクリプトに対応しています。
レポート
Qntrlのレポートでは、タスクの進捗状況の確認、従業員の作業負荷の把握、プロセスの遅延の特定ができます。レポートを活用することで、組織全体のプロセスを改善し、進捗状況をリアルタイムで把握できます。
Qntrlには、次のような標準レポートが用意されています。
- ステージ所要時間チャート
- ブループリント使用状況レポート
- カード分布チャート
- ステージ利用状況チャート
- ブループリント所要時間分析
これらの標準レポートに加えて、ユーザーは業務ニーズに応じて独自のカスタムレポートを作成できます。