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フォームを作成したら、次に、ワークフロー全体を反映するブループリントを設計します。

  

ブループリントでは、ワークフローを段階的な手順として定義できます。ブループリントはオフラインの業務プロセスを再現したもので、プロセスを個々の手順に分割します。

  

ブループリントは、ワークフローの詳細を明確にし、複数のチームが連携して完了できるようにするだけでなく、繰り返し行うタスクの管理、最適化、自動化にも役立ちます。

一緒に作成しましょう！

Helenのワークフローには、下書き、承認、却下などの手順があります。このワークフローのブループリントを作成する方法を見てみましょう。

ブループリントを作成する主な要素は、ステージと遷移です。

ステージの概要

ステージは、ブループリントを構成する特定の順序に沿った一連の手順です。

デザインワークフローのステージは、デザインレビュー、レビュー完了、承認済み、却下です。

  

遷移の概要

遷移は、ブループリント内の2つのステージを接続し、タスクをブループリントの次のステージへ移動するための条件を含みます。

デザインワークフローの遷移は、レビューへ移動、承認通知、却下通知です。

ブループリントの作成

設定からボードを作成し、ステップ2に進むと、ステージを追加できるポップアップが表示されます。ステージ名を入力して［追加］をクリックするか、［スキップ］をクリックしてブループリントエディターからステージを追加できます。

右側のパネルで、ブループリントの詳細を確認できます。

1. ［ブループリント名］：ボード名に基づいて名前が自動入力されますが、編集できます。
   
2. ［説明］：ブループリントの説明を入力します。
   
3. カードをブループリントに関連付ける条件を入力するには、［+追加］をクリックします。
   
1. ［条件の選択］。
   
1. フォームで利用可能な項目に基づいて、1つ以上の条件を選択します。
   
2. 条件を追加するには、［+］をクリックします。ORやANDの式を使用して、条件間のロジックも設定できます。
   
1. AND：すべての条件を満たす必要があります。
   
2. OR：いずれか1つの条件を満たす必要があります。
   
3. 新しいカードは、指定した条件に基づいてブループリントに関連付けられます。
   
2. ［すべてのカード］。
   
1. このオプションを選択すると、ブループリントを任意のカードに関連付けられるようになります。
   
4. この条件は、ブループリントで後からいつでも編集できます。条件を保存するには、［OK］をクリックします。
   
5. ［保存］をクリックしてブループリントを保存します。
   

ステージの追加

新しいステージを追加するか、既存のステージから選択できます。

1. 検索ボックスにステージ名を入力します。
   
2. ドロップダウンに該当する候補が表示された場合は、そのステージを選択します。
   
3. 表示されない場合は、［追加］ボタンをクリックします。

新しいステージが右側のパネルに追加されます。次に、ワークフローで使用するために、そのステージを右側のブループリントエディターにドラッグ＆ドロップします。

ステージはオープンまたはクローズにできます。通常、ブループリントの最後のステージはクローズ、その他はオープンに設定します。

  

チームがステージを期限内に完了できるよう、SLAを設定できます。SLAにより、事前リマインダー、期限日アラート、エスカレーションをトリガーして、タスクの遅延を防止できます。

ステージでのSLA

SLA では、ステージの期限を設定し、設定期限が守られなかった場合にエスカレーションをトリガーできます。    

経費精算レビューの進行中に、HelenはSLAを設定して、事前リマインダー、当日リマインダー、エスカレーションアラートをトリガーできます。

日付と時刻の項目に基づいてブループリントのステージ期限を設定する方法 をご確認ください。

  QntrlでSLAを設定するには、ブループリント内のステージ名をクリックし、右側のパネルで次の詳細を入力します。

1. ［ステージ期限］：ステージを完了する必要がある期限を設定します。 ［期限の設定］ドロップダウンをクリックしてオプションを選択します。
   
1. ［期限までの期間の設定］：ステージを完了する必要がある期間（分／稼働時間／稼働日／週）を入力します。
2. ［日時項目の設定］：関連付けられたフォームから、ステージ期限として使用する日時項目を選択します。カード作成時にこの項目に入力された日時が、ステージ期限として設定されます。
   
3. ［条件付き期限の設定］：ステージ期限として、日時項目に基づく前後の条件を設定します。
   
4. メモ：期限の計算時には、組織の「稼働時間」と「休日」（各種設定で設定）が考慮されます。
   
2. 期限を設定したら、関連ユーザーに予約メールを送信するように設定できます。
   
1. ［事前リマインダー］：ステージ期限の前にリマインダーを送信します。
   
1. メールをトリガーする時刻を設定し、送信するメールテンプレートを選択して、通知先のユーザーを選択します。
   
2. ［当日リマインダー］：期限日にリマインダーを送信します。
   
1. 送信するメールテンプレートを選択し、通知先のユーザーを選択します。
   
3. ［エスカレーションアラート］：期限を過ぎてもステージが完了していない場合に、エスカレーションメール通知を送信します。
   
1. メールをトリガーする時刻を設定し、送信するメールテンプレートを選択して、通知先のユーザーを選択します。
   
3. ［保存］をクリックします。                                                                                                                                                                                      

1. ステージ期限は15分以上に設定する必要があります。
   
2. リマインダーはステージ期限より前に設定する必要があります。
   
3. QntrlのSLAを使用して、複数レベルのエスカレーションを設定できます。
   
4. 事前リマインダーは3件、当日リマインダーは1件、エスカレーションアラートは3件まで設定できます。
   
5. デフォルトのSLAメールは、カスタマイズのメールテンプレートから編集できます。

遷移の追加

ステージを作成したら、最初のステージから次のステージへ線をドラッグして、ステージ間に遷移を作成できます。次に、2つのステージ間にあるアイコンをクリックして、遷移の詳細を追加します。［遷移前］、［遷移中］、［遷移後］の各タブで、遷移アクションを事前定義できます。

共通の遷移は並べ替えできません。

遷移前の設定

遷移前では、遷移の開始前に確定するパラメーターを設定します。

1. ［この遷移を実行できるユーザー］ドロップダウン項目で、この遷移を実行できるユーザーを選択します。
   
1. ドロップダウンには、直属の上司、チーム、カードで使用されているユーザードロップダウン項目など、関連する選択肢が表示されます。
   
2. 個別ユーザー、複数ユーザー、チーム、役割も選択できます。
   
3. こちらでユーザーが指定されていない場合、管理者およびマネージャーの権限を持つユーザーのみが遷移を実行できます。
4. また、時間、条件、または連携カードに基づいて遷移を自動化することもできます。自動遷移の詳細をご参照ください。
   
5. チームまたは役割を選択した場合、ボードに属しているユーザーが遷移を実行できます。
6. ボードに属していなくても組織に属しているユーザーには、メールで遷移を実行できるようにすることもできます。設定するには、右上のをクリックし、［組織ユーザー］、［メールテンプレート］を選択して、［保存］をクリックします。 このオプションの設定については、ボード外ユーザーによる遷移をご参照ください。
   
2. ［この遷移を通過できるカード］で条件を指定し、遷移を表示するカードを絞り込みます。
   

1. ［条件を選択］：フォームで利用できる項目に基づいて、1つ以上の条件を選択します。カードの項目値が条件に一致すると、選択したユーザーに対して、該当するカードにこの遷移が表示されます。
   
2. ［すべてのカード］：このオプションを選択すると、選択したユーザーに対して、関連するすべてのカードに遷移が表示されます。

遷移は自動化するか、ユーザー、チーム、役割に割り当てることができます。ただし、自動遷移とユーザーベースの遷移の両方を実現したい場合は、次の方法があります。

1. ステージ間に2つの異なる遷移を作成し、最初の遷移をユーザー、チーム、または役割に割り当てます。
   
2. 2つ目の遷移を条件に基づいて自動化します。

これにより、条件が満たされるまではユーザーが遷移を実行できます。条件が真になると、カードは自動的に次のステージに移動します。このように、遷移を手動で制御しながら、特定のケースでは自動化できます。

1. ユーザーが遷移を実行するときに、カードに新しい項目や明細を追加したり、既存の項目を更新したりするには、［+項目と明細］ボタンをクリックします。
   
2. 遷移の実行中に項目を追加するには、［項目］ラジオボタンをクリックします。
   
1. ［項目の選択］ドロップダウンで、フォームで利用できる項目の一覧から既存の項目を選択できます。また、対象の項目にマウスのカーソルを合わせて⚙アイコンを選択すると、項目の現在のプロパティを変更できます。この変更はブループリントにのみ適用され、フォームには適用されません。ユーザーは、遷移の実行中に選択した項目の値を更新するよう求められます。
   
2. ［新規］リンクをクリックして、新しい項目を作成することもできます。表示されるポップアップで、項目名を入力し、項目タイプを選択して、項目の検証を行います。ユーザーは、遷移の実行中にその項目の値を入力するよう求められます。
   
3. 設定のQntrl AI HubでAI提案項目を有効にして使用すると、ボードの説明に基づく自動の項目提案を取得できます。
   
1. AI提案項目を有効にする方法 
2. AI提案項目を使用する方法 
   

1. 遷移の実行中に明細を追加するには、［明細］ラジオボタンをクリックします。
   
1. ［明細の選択］ドロップダウンで、フォームで利用できる明細項目の一覧から既存の明細項目を選択できます。対象の項目にマウスのカーソルを合わせて⚙アイコンを選択すると、明細項目の現在のプロパティを変更することもできます。この変更はブループリントにのみ適用され、フォームには適用されません。ユーザーは、遷移の実行中に選択した明細項目の値を更新するよう求められます。
   
2. カードで遷移が実行されているときに、遷移に関する補足テキストやヒントを表示するには、［+ 情報］ボタンをクリックして情報を入力します。

3. インストール済みの拡張機能を利用するには、［+ ウィジェット］ボタンをクリックします。

1. 即時アクション：遷移後すぐに実行するアクションを設定します。
   
2. 予約アクション：遷移後、指定した時刻に実行するアクションを設定します。
   
1. 最短の予約期間は15分です。
   
2. 予約できるアクションのセットは2つまでです。

早期アクセス

この機能はすべてのユーザーに対して有効になっているわけではありません。試してみたい場合は、早期アクセスについてサポートチームまでメールでお問い合わせください。

1. 動的な差し込み項目を設定して、カードから最新の項目値を取得できます。サンプル形式：${Job.customfield_shorttext1}。サーバースクリプトエディターで？アイコンをクリックすると、差し込み項目名を確認できます。
2. 添付ファイル、ファイル、高度な項目には対応していません。
   
3. 入力JSONは最大20,000文字までです。
   

ブループリントでは、次の種類のトランジションを作成できます。

1. 並列トランジション：一組のステージ間に複数のトランジションを作成します。
   
2. 共通トランジション：複数のステージから同じトランジションに到達できるようにします。
   
3. 自動トランジション：手動入力なしでトランジションを作成して実行します。
   

1つのボードに複数のブループリントを追加することもできます。詳しくは、複数のブループリントの追加をご参照ください。

カードを前のステージに戻す設定

ルートバックを使用すると、カードを以前のステージのいずれかに戻し、ブループリントの実行を再開できます。ルートバックには、すべてのステージ間で戻せるようにする初期設定のルールがあります。初期設定のルールを上書きするカスタムルールを作成し、カードを戻せるステージ間を選択することもできます。 

ルートバックの設定と実行の詳細。

ブループリントの検証

ブループリントを完成させて検証するには、いくつかの条件を満たす必要があります。

1. 最初のステージは常にオープンである必要があります。
   
2. すべてのステージを開始ステージにリンクする必要があります。
   
3. すべてのステージに入ってくるトランジションが必要です。
   
4. すべてのステージを1つ以上のステージに接続する必要があります。
   
5. 1つのステージから出るすべてのトランジションには、一意の名前を付ける必要があります。
   
6. すべてのステージに、クローズ済みステージへ到達するための経路が必要です。
   
7. 1つ以上のブループリントでステージを再利用する場合、そのステージの種類も同じである必要があります。
   
8. ブループリントの公開後は、ステージの種類を変更できません。
   

ブループリントを作成したら、すぐに検証するには［保存して検証］をクリックします。後で検証するには、［保存］をクリックします。

関連情報

ステップ3：ボードの確認

設定で行うボード内のその他の操作