お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

フォームを作成したら、次にワークフロー全体を表すブループリントを設計します。

  

ブループリントを使用すると、ワークフローの手順を段階ごとに定義できます。ブループリントは、オフラインの業務プロセスを個々の手順に分割して再現したものです。

  

ブループリントでは、ワークフローを明確に把握し、ワークフローを完了するために複数のチーム間で連携できるほか、繰り返し行うタスクを簡単に管理、最適化、自動化できます。

一緒に作成してみましょう。

Helenのワークフローには、下書き、承認、却下などの手順があります。このワークフローのブループリントを作成する方法を見てみましょう。

ブループリントを構成する主な要素は、ステージと遷移です。

ステージとは

ステージとは、ブループリントを構成する、特定の順序で並んだ一連の手順です。

デザインワークフローのステージは、デザインレビュー、レビュー完了、承認済み、却下済みです。

  

遷移とは

遷移はブループリント内の2つのステージをつなぎ、タスクをブループリントの次のステージへ進めるための条件を設定する要素です。

デザインワークフローの遷移は、レビューへ移動、承認を通知、却下を通知です。

ブループリントの作成

［設定］からボードを作成し、手順2に進むと、ステージを追加するためのポップアップが表示されます。ステージ名を入力して［追加］をクリックするか、［スキップ］をクリックしてブループリントエディターからステージを追加できます。

右側のパネルで、ブループリントの詳細を確認できます。

1. ［ブループリント名］：ボード名に基づいて名前が自動入力されますが、編集することもできます。
   
2. ［説明］：ブループリントの説明を入力します。
   
3. ［+追加］をクリックし、カードをブループリントに関連付けるための条件を入力します。
   
1. ［条件を選択］：
   
1. フォームで使用できる項目に基づいて、1つ以上の条件を選択します。
   
2. 条件を追加するには、［+］をクリックします。また、OR式とAND式を使用して条件間のロジックを設定できます。
   
1. AND：すべての条件を満たす必要があります。
   
2. OR：いずれか1つの条件を満たす必要があります。
   
3. 指定した条件に基づいて、新しいカードがブループリントに関連付けられます。
   
2. ［すべてのカード］：
   
1. このオプションを選択すると、ブループリントをすべてのカードに関連付けられるようになります。
   
4. これらの条件は、ブループリントの後続ステージでも編集できます。条件を保存するには、［OK］をクリックします。
   
5. ブループリントを［保存］します。
   

ステージの追加

新しいステージを追加するか、既存のステージから選択できます。

1. 検索欄にステージ名を入力します。
   
2. ドロップダウンに該当する候補が表示された場合は、そのステージを選択します。
   
3. 該当する候補がない場合は、［追加］ボタンをクリックします。

新しいステージが右側のパネルに追加されます。ワークフローで使用するには、ステージを右側のブループリントエディターにドラッグ＆ドロップします。

ステージは、未完了または完了のいずれかに設定できます。通常、ブループリントの最後のステージは完了に設定し、それ以外は未完了に設定します。

  

チームが期限内にステージを完了できるように、SLAを設定できます。SLAにより、事前リマインダー、期限当日の通知、エスカレーションを実行し、タスクの遅延を防止できます。

ステージのSLA

SLAでは、ステージの期限を設定し、設定した期限を過ぎた場合にエスカレーションを実行できます。    

Helenは、経費精算のレビュー中に、事前リマインダー、期限当日のリマインダー、エスカレーション通知を実行するSLAを設定できます。

日時項目に基づいてブループリントのステージ期限を設定する方法をご確認ください。

  QntrlでSLAを設定するには、ブループリントのステージ名をクリックし、右側のパネルで次の詳細を入力します。

1. ［ステージの期限］：ステージを完了する期限を設定します。［期限の設定］ドロップダウンをクリックして、オプションを選択します。
   
1. ［期限までの期間を設定］：ステージを完了するまでの分数、営業時間数、営業日数、または週数を入力します。
2. ［日時項目を設定］：関連付けられているフォームから日時項目を選択し、ステージの期限として設定します。カードの作成時にこの項目へ入力した日時が、ステージの期限として設定されます。
   
3. ［条件付き期限を設定］：日時項目を基準に、その前または後の日時をステージの期限として設定します。
   
4. メモ：期限の計算には、［各種設定］で設定した組織の「営業時間」と「休日」が考慮されます。
   
2. 期限を設定すると、関連ユーザーに送信する予約メールを設定できます。
   
1. ［事前リマインダー］：ステージの期限前にリマインダーを送信します。
   
1. メールを送信する時刻を設定し、送信するメールテンプレートと通知先のユーザーを選択します。
   
2. ［期限当日のリマインダー］：期限当日にリマインダーを送信します。
   
1. 送信するメールテンプレートと通知先のユーザーを選択します。
   
3. ［エスカレーション通知］：期限を過ぎてもステージが完了していない場合に、メールでエスカレーション通知を送信します。
   
1. メールを送信する時刻を設定し、送信するメールテンプレートと通知先のユーザーを選択します。
   
3. ［保存］をクリックします。                                                                                                                                                                                          

1. ステージの期限は、15分以上に設定する必要があります。
   
2. リマインダーは、ステージの期限より前に設定する必要があります。
   
3. QntrlのSLAを使用すると、複数レベルのエスカレーションを設定できます。
   
4. 事前リマインダーは3件、期限当日のリマインダーは1件、エスカレーション通知は3件まで設定できます。
   
5. 初期設定のSLAメールは、［カスタマイズ］の［メールテンプレート］ から編集できます。

遷移の追加

ステージを作成したら、最初のステージから次のステージへ線をドラッグして、ステージ間に遷移を作成できます。次に、2つのステージ間にあるアイコンをクリックして、遷移の詳細を追加します。［遷移前］、［遷移中］、［遷移後］タブを使用して、遷移時の処理を事前に定義できます。

ステージからの遷移は、パネル右側の［遷移のカスタマイズ］に作成順で表示されます。

1. 色アイコンをクリックして、遷移の色をカスタマイズします。
   
2. カードの詳細ページに特定の順序で表示されるよう、遷移を並べ替えることもできます。
   

［プレビュー］リンクをクリックすると、カードの詳細ページでの遷移の表示を確認できます。

1. 共通の遷移は並べ替えできません。
2. ブループリントごとに最大100件の遷移を作成できます。

ブループリントごとの遷移数の上限

エンタープライズプランでは、ブループリントごとに最大250件の遷移を作成できます。この機能はデフォルトで有効になっています。

遷移前

遷移前では、遷移の開始前に確定する必要があるパラメーターを設定します。

1. ［この遷移を実行できるユーザー］ドロップダウン項目で、この遷移を実行できるユーザーを選択します。
   
1. ドロップダウンには、直属の上司、チーム、カードで使用されているユーザードロップダウン項目など、関連する選択肢が表示されます。
   
2. 個別のユーザー、複数のユーザー、チーム、役割も選択できます。
   
3. こちらでユーザーを指定しない場合、管理者およびマネージャーのプロフィールを持つユーザーのみが遷移を実行できます。
4. また、時間、条件、または関連付けられたカードに基づいて遷移を自動化することもできます。自動遷移について詳しくはこちらをご参照ください。
   
5. チームまたは役割を選択した場合、ボードに参加している該当ユーザーが遷移を実行できます。
6. ボードには参加していないものの、組織に所属しているユーザーに、メール経由での遷移の実行を許可することもできます。設定するには、右隅のをクリックし、組織のユーザーとメールテンプレートを選択して、［保存］をクリックします。この設定方法について詳しくは、ボード外ユーザーによる遷移をご参照ください。
   
2. ［この遷移を通過できるカード］で条件を指定し、遷移を表示するカードを絞り込みます。
   

1. ［条件を選択］：フォームで使用可能な項目に基づいて、1つ以上の条件を選択します。カードの項目値が条件に一致すると、選択したユーザーに対して、該当するカードにこの遷移が表示されます。
   
2. ［すべてのカード］：この選択肢を選択すると、選択したユーザーに対して、関連するすべてのカードに遷移が表示されます。

サーバースクリプトを使用した遷移実行者の割り当て

エンタープライズ機能
サーバースクリプトによる遷移実行者の選択は、エンタープライズプランでのみ利用でき、デフォルトで有効になっています。

各カードのデータに基づいて遷移を実行できるユーザーを決定できるため、対象ユーザーをカードごとに変更できます。

［この遷移を実行できるユーザー］ドロップダウンでは、実行者の固定リストを設定します。サーバースクリプトを使用すると、遷移の実行時にカードごとにユーザーを選択し、実行者を動的に設定できます。サーバースクリプトとは、Qntrlのサーバー上で実行される一連の命令です。

スクリプトを使用して実行者を割り当てるには、次の手順を実行します。

1. ［この遷移を実行できるユーザー］で、［CodeXスクリプトを実行］チェックボックスを選択します。
2. ［スクリプトを追加］をクリックします。
3. 遷移を実行できるユーザーを返すスクリプトを記述します。
4. 遷移を保存します。
   

遷移を自動化するか、ユーザー、チーム、役割を割り当てることができます。ただし、自動遷移とユーザーによる遷移の両方を設定する場合は、次の方法を利用できます。

1. ステージ間に2つの異なる遷移を作成し、最初の遷移にユーザー、チーム、役割のいずれか、または複数を割り当てます。
   
2. 条件に基づいて2番目の遷移を自動化します。

これにより、条件を満たすまではユーザーが遷移を実行できます。条件を満たすと、カードは自動的に次のステージへ移動します。この方法により、遷移を手動で保留しながら、特定のケースでは自動化できます。

1. ユーザーによる遷移の実行時に、カードに新しい項目や明細を追加したり、既存の項目を更新したりするには、［+ 項目と明細］ボタンをクリックします。
   
2. 遷移の実行時に項目を追加するには、［項目］ラジオボタンをクリックします。
   
1. ［項目を選択］ドロップダウンでは、フォームで使用可能な項目の一覧から既存の項目を選択できます。また、対象の項目にマウスカーソルを合わせて⚙アイコンを選択すると、項目の現在のプロパティを変更できます。この変更はブループリントにのみ適用され、フォームには適用されません。遷移の実行時に、選択した項目の値を更新するようユーザーに求める画面が表示されます。
   
2. ［新規］リンクをクリックして、新しい項目を作成することもできます。表示されるポップアップで項目名を入力し、項目の種類を選択して、項目の検証を設定します。遷移の実行時に、項目の値を入力するようユーザーに求める画面が表示されます。
   
3. ボードの説明に基づいて項目の候補を自動的に取得するには、設定でQntrl AI HubのAI提案項目を有効にして使用します。
   
1. AI提案項目を有効にする方法 
2. AI提案項目を使用する方法 
   

1. 遷移の実行時に明細を追加するには、［明細］ラジオボタンをクリックします。
   
1. ［明細を選択］ドロップダウンでは、フォームで使用可能な明細項目の一覧から既存の明細項目を選択できます。また、対象の項目にマウスカーソルを合わせて⚙アイコンを選択すると、明細項目の現在のプロパティを変更できます。この変更はブループリントにのみ適用され、フォームには適用されません。遷移の実行時に、選択した明細項目の値を更新するようユーザーに求める画面が表示されます。
   
2. ［+ 情報］ボタンをクリックして情報を入力すると、カードで遷移を実行する際に補足テキストやヒントを表示できます。

3. インストール済みの拡張機能を使用するには、［+ ウィジェット］ボタンをクリックします。

1. 即時処理：遷移後すぐに実行する処理を設定します。
   
2. 予約処理：遷移後の指定した時刻に実行する処理を設定します。
   
1. 指定できる最短時間は15分です。
   
2. 予約できる処理は2セットまでです。

1. カードから最新の項目値を取得するための動的な差し込み項目を設定できます。形式の例：${Job.customfield_shorttext1}。差し込み項目名を確認するには、サーバースクリプトエディターで［？］アイコンをクリックします。
2. 添付ファイル、ファイル、高度な項目には対応していません。
   
3. 入力JSONは20,000文字までです。
   

      

ブループリントでは、次の種類の遷移を作成できます。

1. 並列遷移：2つのステージ間に複数の遷移を作成します。
   
2. 共通遷移：複数のステージから同じ遷移を実行できるようにします。
   
3. 自動遷移：手動操作なしで遷移を作成し、実行します。
   

1つのボードに複数のブループリントを追加することもできます。複数のブループリントの追加について確認できます。

カードの前のステージへの差し戻し

差し戻し機能を使用すると、カードを以前のステージのいずれかに戻し、ブループリントの実行を再開できます。初期設定では、すべてのステージ間でカードを差し戻すことができます。初期設定のルールより優先されるカスタムルールを作成し、カードを差し戻せるステージの組み合わせを指定することもできます。 

差し戻しの設定と実行について詳しく確認する。

ブループリントの検証

ブループリントを完成させて検証するには、次の条件を満たす必要があります。

1. 最初のステージは常にオープンである必要があります。
   
2. すべてのステージを開始ステージにリンクする必要があります。
   
3. すべてのステージに遷移元からの遷移が必要です。
   
4. すべてのステージを1つ以上のステージに接続する必要があります。
   
5. 1つのステージから遷移先へ向かう各遷移には、それぞれ異なる名前を付ける必要があります。
   
6. すべてのステージからクローズ済みステージに到達できる経路が必要です。
   
7. 1つ以上のブループリントでステージを再利用する場合、ステージの種類も同じである必要があります。
   
8. ブループリントの公開後は、ステージの種類を変更できません。
   

ブループリントの作成後、すぐに検証するには［保存して検証］をクリックします。後で検証するには、［保存］をクリックします。

関連情報

手順3：ボードの確認

設定から実行できるボードのその他の操作